Курс "Офис менеджер + Кадры"

1. Роль Офис-менеджера в управлении предприятием

1.1. Деловые и личностные качества офис-менеджера, должностные обязанности и функции.

1.2. Рабочее место офис-менеджера.

1.3. Организация рабочего времени.

1.4. Профессиональный имидж офис-менеджера. Основные ошибки в оформлении внешности

2. Общепринятые нормы культуры в деловом мире

2.1. Деловой этикет, нормы и правила. Повседневный и праздничный этикет.

2.2. Этикет в служебных отношениях. Субординация, взаимоотношения между сотрудниками.

2.3. Служебная вертикаль (система «руководитель-подчиненный») и служебная горизонталь (система «коллега-коллега»).

2.4. Виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность. Правила приветствия, представления, знакомства. Обращение.

2.5. Нормы и правила отношений с представителями сторонних организаций, партнерами, посетителями. Планирование, подготовка и организация приема посетителей.

2.6. Визитная карточка, её основные функции

2.7. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах

2.8. Как поступать в тех случаях, когда общепринятые правила хорошего тона противоречат нормам делового этикета?

3. Речевой этикет

4. Подготовка совещаний, переговоров

4.1. Деловой протокол. Правила организации деловых встреч и проведения различных видов протокольных мероприятий.

4.2. Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний. Планирование. Оформление стола совещаний.

5. Коммуникативная компетентность офис-менеджера

5.1. Психологические сигналы вступления в контакт. Вербальные и невербальные сигналы располагающие к контакту.

5.2. Соотношение различных аспектов коммуникации и их влияние на процесс передачи информации.

6. Телефонный арсенал

6.1. Осязаемые и неосязаемые стандарты телефонного общения

6.2. Подготовка к приему звонка. Прием входящих звонков. Получение и предоставление информации. Телефонное обслуживание клиентов. Завершение звонка

6.3. Планирование и проведение исходящего звонка

7. Делопроизводство

7.1. Нормативно-методическая основа документационного обеспечения (законодательство РФ, иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации).

7.2. Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации, структура инструкции, порядок её разработки, утверждения, внедрения.

7.3. Нормативные требования к должностям работников службы ДОУ, нормирование труда и охрана труда.

8. Основные требования к составлению и оформлению документов

8.1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

8.2. Реквизиты документов. Бланки документов, виды бланков, требования к бланкам

8.3. Юридическая сила документов

8.4. Подлинник документа, копия, дубликат, выписка из документа. Порядок удостоверения копий документов.

8.5. Согласование документов. Порядок подписания и утверждения документов

8.6. Особенности языка служебных документов

8.7. Бланки и шаблоны

9. Видовой состав управленческой документации

9.1. Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.)

9.2. Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение).

9.3. Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки.

9.4. Особенности работы с договорной документацией. Хозяйственные договоры. Основные положения. Оферта и акцепт. Виды договоров.

9.5. Документы по личному составу

10. Организация документооборота

10.1. Принципы организации документооборота

10.2. Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов

10.3. Оптимизация документооборота

11. Основные принципы работы с документами

11.1. Формы регистрации документов, правила регистрации. Этапы обработки. Порядок работы

11.2. Организация информационно-поисковой системы по документам

11.3. Сроки исполнения документов

11.4. Технология контроля исполнения

11.5. Этапы контроля, анализ и обобщение результатов контроля

12. Систематизация документов и организация их текущего хранения

12.1. Экспертиза ценности документов

12.2. Сроки хранения документов

12.3. Перечни документов с указанием сроков хранения, виды перечней

12.4. Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Ведение номенклатуры дел и её корректировка. Формирование дел

12.5. Подготовка дел для передачи в архив. Формы описи и акты

13. Обеспечение конфиденциальности в работе с документами

14. Машинопись (основные принципы «слепого» десятипальцевого метода с использованием обучающей программы).

15. Занятия на ПК (в процессе обучения)

15.1. Использование пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, презентации в PowerPoint, Internet, электронная почта.

15.2. Проектирование документов (приказ, решение, заявление, деловое письмо, договор), подготовка расчетных таблиц.

Слушателям курса оказывается содействие в трудоустройстве.